ノウハウ大公開

社内会議は、プロジェクトの進捗管理や課題解決のために、重要な役割を果たします。
しかしながら、そのすべての会議において生産性のある結果を出せているかというと、必ずしもそうではないという
ケースも多いのではないでしょうか？そこで、働き方革命事業部では、社内会議の生産性を高めるために、独自の「会議のルール」を導入しています。
「会議のルール」の一部は会議室のホワイトボードに掲示されており、形骸化することなく運営されています。

「会議のルール」

それまでは最大２時間で会議を設定することが多かったのですが、１時間半を過ぎるころから集中力が落ちるなど、生産性が落ちるケースが散見されたため、１時間半を上限と定めた。上限を決めることによって、会議の参加者全員が終了時間を意識した討議をするようになり、時間配分への意識が高まるという効果もありました。

②議題は前日１８時までに提出し、議題にないことは議論しない。

事業と同じように、会議も「その会議の目的ゴール」を意識するか否かが、生産性を左右します。そこで、会議で話し合われるべき議事は、前日までに申告することをルール化したところ、全員が「何を決めるための会議か？」というテーマを意識して会議に臨めるようになりました。ちなみに、議題の発議は誰がしても良いルールです。

③定例会議ごとにファシリテーター（会議の進行役）とロガー（議事録作成者）を決める。

定例会議は、参加者が固定していることが多いため、会議での発言量の多い人と少ない人が固定してしまいがちです。そこで、ファシリテーター（会議の進行役）とロガー（議事録作成者）を決め、月単位で担当者を変えることで、全員のコミットメントを引き出すことが可能です。また、会議の内容や終了時間は、ファシリテーターとロガーが責任を持つため、若手スタッフの育成にも効果を発揮します。

④議事録はプロジェクタで映し出しながら、その場でとる。

もともとは配布資料作成のためのコピー用紙やプリンターのインク代の経費削減のために導入されたアイディアでしたが、会議の生産性アップにも効果があったので「会議のルール」として定着しました。参加者全員が同じものを見て、いま議論されているテーマと内容を理解しながら進行するのに効果を発揮しています。

⑤会議で発生したタスク（具体的な対処が必要な仕事）は、会議の場で担当者と期限を決める。

決められたタスクは、１）毎週金曜日に進捗状況をグループウェアに投稿する、２）次回会議が始まる1時間前までに、最新の進捗状況をグループウェアに投稿する、３）会議の前半で、必ずタスクの進捗確認をする、という運用ルールを並走していた結果、タスク達成率が確実に向上しました。

⑥5分前には集合してプロジェクター等の準備を整え、定刻には会議を始める。

社内会議の場合、「会議を定刻に始める」という当たり前のことが意外と難しかったりします。そこで、明確に「会議のルール」化したことでスタッフの意識が高まりました。「最大1時間半」の会議の中で、「前回会議のタスク進捗確認」「今回生じたタスクの担当者と期限を決める」というアジェンダもこなす必要があるため、1分も無駄にできないという意識を醸成する相乗効果が発揮されました。

⑦フルメンバー、サブメンバー制度

定例会議については、参加必須なメンバーを「フルメンバー」、一部の議事にだけ参加すれば良いメンバーを「サブメンバー」として、明確に制度化しました。それによって、無駄に会議に参加するメンバーがいなくなり、スタッフの仕事時間も効率的に活用できるようになりました。

働き方革命事業部が、実際に使用している運用マニュアルやツール類を公開します。

　「掲示用ミーティングルール」ダウンロード